マイナンバー取得・保管セットの具体的な使用方法
具体的な使用方法
社会保障や税の手続きのうち、決められた様式には個人番号（以ド、マイナンバーという）を記載することが法令で定められています。
会社はこれらの手続きを行うにあたりぎ従業員及び扶養親族からのマイナンバー提供が必要ですのでマイナンバー取得・保管セット従業員等からマイナンバーを取得してください。
「個人番号台帳兼届出書」と｢個人番号取得用封筒」を、従業員に手渡し又は簡易書留等の安全な方法で配布してください。
その際に、この説明書の従業員配布用別紙「マイナンバーのご提供のお願い／個人番号台帳兼届出書の記人方法等）」を従業員用の案内文としてして一緒に配布していただくと便利です。
会社は、従業員及び扶養家族から提出された個人番号台帳兼届出書の内容を確認、各種本人確認書類など全ての書類が揃っていることが確認できたら個人番号台帳兼届出書の｢取得年月日」欄に取得年月日を記人し、担当者・責任者でそれぞれ確認欄に押印をします。
取得事務が終わったら、従業員から提出された保管用原本を「個人番号台帳保管バック」に入れ、専用バインダーで保管することでマイナンバー及び特定個人情報部分か封筒で隠れ、保管履歴も管理できるので、より安全にマイナンバー及び特定個人情報を保管することができます。２枚目は社会保険労務士、税理士等への委託の際の通知文書や業務処理用の個人番号台帳としてご利用いただけます。
扶養親族等が一定の所得に達するなどして扶養親族から外れたときは、該当者の事務を処理する必要がなくなり、マイナンバーを廃棄する必要が生じます。
そのときは、｢個人番号台帳兼届出書」の該当者のマイナンバー部分だけをミシン目に沿って切り離し、レベル５以上のシュレッダー等で廃棄します。
従業員本人のマイナンバーを廃棄する場合にはこの台帳ごとレベル５以上のシュレッダーで廃棄します。
扶養親族欄は８人まで記人ができます。
その際には空いている欄に追加取得していただくことで、台帳を廃棄して一から作成し直す手間を省くことができます。
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